Tin tức

Các hình thức tổ chức workshop đang được ưa chuộng hiện nay

02-07-2018

Bạn hiểu Workshop là gì?

Tại Việt Nam, Workshop được biết đến như một buổi rèn luyện (training) trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể. Những buổi tổ chức Workshop thường được quản lý bởi các tổ chức giáo dục hay công ty/ doanh nghiệp với mục đích đem đến cơ hội phát triển chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.

Tổ chức workshop 01

Hình thức tổ chức workshop ngày càng đa dạng và phát triển dựa trên các ngành hàng khác nhau. Nếu như 4 năm trước đây, hình thức workshop chỉ phổ biến và được quản lý bởi hội nhóm sinh viên hoặc các tổ chức phi chính phủ thì sự kiện này đang ngày càng được đánh giá cao trong các doanh nghiệp và công ty lớn. Và nếu workshop truyền thống dành cho nhân sự nội bộ của tổ chức (học sinh, sinh viên, nhân viên, chuyên viên…) thì workshop hiện đại mở rộng đối tượng tham dự là khách hàng, đối tác tiềm năng cùng quy mô lớn.

1. Tổ chức Workshop truyền thống

Trước đây, các sự kiện workshop training học sinh, sinh viên hay đội ngũ nhân sự của công ty thường chỉ diễn ra trong hội trường hoặc phòng họp lớn của doanh nghiệp. Người điều phối workshop để định hướng mục tiêu trao đổi thông tin kiến thức luôn là chuyên viên cấp cao, hoặc một cá nhân có kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực liên quan, và phải có tư tưởng trung lập. Người ghi chép trong Workshop giữ vai trò tài liệu hóa tất cả các quyết định và thông tin đã trao đổi, cũng như lưu lại những hạng mục chưa hoàn thiện cần tối ưu giải pháp. Cơ sở vật chất được trang bị để tổ chức workshop bao gồm các thiết bị cơ bản: bàn ghế hội họp, máy chiếu, bảng viết,…

Khi nhu cầu được học hỏi và cập nhật thông tin, xu hướng và kiến thức ngày càng cao, các sự kiện Workshop được sáng tạo hóa theo hình thức hiện đại và mở rộng tới các ngành nghề nghệ thuật cũng như quy mô lớn hơn hình thức truyền thống.

Tổ chức workshop 02

>> Xem thêm: Tổ chức đại hội cổ đông

2. Hình thức tổ chức Workshop hiện đại ra đời, khởi nguồn cho xu hướng – “ vừa trải nghiệm sự kiện cao cấp, vừa cập nhật kiến thức đắt giá”

Phân tích các điểm khác biệt của workshop truyền thống và hiện đại, độc giả có thể nhận ra sự chuyển mình rất lớn của ngành tổ chức sự kiện đã ảnh hưởng tích cực tới sự sáng tạo của các nhà tổ chức sự kiện Workshop!

Tổ chức Workshop là chiến lược Marketing thu hút khách hàng:

Tệp khách tham dự của Workshop chính là khách hàng và đối tác của công ty. Mục đích của sự kiện sẽ cung cấp cho khách hàng kiến thức, thông tin họ cần và đưa ra giải pháp từ đó tạo dựng uy tín và thuyết phục được khách hàng sử dụng và mua sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, tại các buổi sự kiện worskhop, khách tham dự sẽ có cơ hội tham quan và trải nghiệm nhiều sản phẩm của công ty và trải nghiệm không gian sự kiện được đầu tư thiết kế chuyên nghiệp.

Quy mô tổ chức Workshop có thể lên đến 500 khách hoặc hơn

Khi mở rộng tệp khách tham dự sự kiện workshop, số lượng các đối tượng tiềm năng như khách hàng, đối tác và nội bộ công ty có thể lên tới 500 khách. Đối với sự kiện quy mô lớn, cần chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp như các trung tâm yến tiệc hội nghị để được trang bị cơ sở vật chất hiện đại. Khi tổ chức workshop với số lượng khách lớn, các đơn vị tổ chức cần thiết kế sân khấu sự kiện, hệ thống trình chiếu màn hình rộng (màn hình LED là một sự lựa chọn phù hợp), hiệu ứng âm thanh ánh sáng linh hoạt phù hợp với chương trình.

Cần lưu ý rằng, khi quy mô Workshop lớn, số lượng khách mời nhiều thì việc chọn địa điểm tổ chức Workshop phù hơp với quy mô là rất quan trọng.

>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện

Tổ chức Workshop được đầu tư lớn thành sự kiện trọng điểm của thương hiệu

Một khi thương hiệu định hướng tổ chức workshop như dịp giới thiệu dịch vụ đặc trưng, thông tin kiến thức chuyên môn của ngành hàng đến độc giả. Sự kiện có thể được tổ chức theo hình thức bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả đầy kinh nghiệm tham dự. Vậy nên, sự kiện Workshop hiện đại xuất hiện các hạng mục đặc trưng sau:

Nhà tài trợ (Sponsor): Nhân vật hậu thuẫn đắc lực cho sự kiện workshop nhưng không tham dự vào các phiên thảo luận.

Người điều phối (Facilitator): Thành viên quan trọng trong tất cả các phiên đàm thoại để dẫn dắt các chủ đề, cũng như tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết xung đột. Đặc biệt, trong các sự kiện workshop lớn, điều phối viên có thể được coi là MC khi trao đổi với các diễn giả.

Người ghi chép (Note – taker): cũng giống như workshop truyền thống, người ghi chép lưu giữ lại các thông tin quyết định cũng như các đóng góp ý kiến từ khán giả.

Người giám sát thời gian (Time-keeper): Khi tổ chức chương trình workshop lớn, Time – keeper đảm bảo các hạng mục trong Agenda chạy đúng khung thời gian và quản lý tiến độ của các phiên thảo luận.

Tổ chức workshop 04
Hình thức tổ chức workshop ngày càng đa dạng đi cùng với sự xuất hiện của nhiều hạng mục mới sẽ trở thành thử thách của ban tổ chức. Để gánh bớt khối lượng công việc của sự kiện, ban tổ chức sẽ cần đồng hành cùng một đội ngũ chuẩn bị tiệc chu đáo và dày dạn kinh nghiệm tại địa điểm tổ chức.