Những yếu tố không thể bỏ qua khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

  14-06-2018

Địa điểm tổ chức sự kiện là phần quan trọng không thể lơ là trong việc tổ chức sự kiện. Để chọn lựa địa điểm hợp lý, bạn phải cân nhắc thật kĩ các yếu tố về mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện mà bạn sắp tổ chức.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện dựa vào mục đích

Điều đầu tiên tạo nên thành công cho một sự kiện chính là địa điểm phù hợp. Ví dụ như lễ vinh danh, hội thảo thường được tổ chức ở trung tâm hội nghị; Các chương trình giao lưu, các ngày lễ thì sảnh trong nhà lẫn ngoài trời đều hợp lý. Chọn địa điểm tổ chức thích hợp chính là bước đầu tiên gây ấn tượng cho khách tham dự.

Trước khi chọn địa điểm tổ chức bạn cũng phải hiểu được đối tượng khách mời cho sự kiện lần này. Một sự kiện với các doanh nhân thành đạt, sang trọng thì bắt buộc phải tổ chức ở trung tâm hội nghị cao cấp. Nếu là sự kiện có nhiều trẻ em thì nên ưu tiên không gian ngoài trời hoặc khu vui chơi, giải trí để thu hút các bé.

Bên cạnh đó, không chỉ cần phù hợp với mục đích sự kiện, địa điểm tổ chức còn phải nằm ở vị trí thuận tiện. Một địa điểm ở gần trung tâm thành phố là lý tưởng nhất. Nếu không, khu vực lân cận cũng phải là nơi giao thông thuận tiện. Với các sự kiện diễn ra dài ngày, bạn cũng nên cân nhắc chọn địa điểm có chỗ lưu trú cho khách ở xa.

>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức hội nghị tại TPHCM

2. Xem xét quy mô sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với quy mô. Nếu số lượng khách mời dự kiến đông, bạn cần một không gian đủ lớn để đảm bảo chất lượng chương trình. Quy mô địa điểm tổ chức sự kiện cần được tính toán kĩ lưỡng để khu vực sự kiện không quá hẹp hoặc quá rộng lớn làm mất đi không gian ấm cúng cần có.

Tuy nhiên cũng cần lưu ý, tuyệt đối chỉ nên chọn địa điểm tổ chức rộng hơn hoặc bằng số lượng khách mời dự kiến dù có khả năng các vị khách không đến đông đủ. Đặc biệt với các sự kiện mở cửa tự do, bạn cũng nên xem xét chọn nơi tổ chức có nhiều phòng, sảnh để có phương án dự phòng khi cần thiết.

Địa điểm tổ chức sự kiện 01

Không gian địa điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với quy mô, tính chất

3. Xem xét dịch vụ, tiện ích đi kèm tại địa điểm tổ chúc sự kiện

Bên cạnh yếu tố không gian phù hợp, một sự kiện thành công còn phụ thuộc vào các thiết bị kĩ thuật âm thanh, ánh sáng, Internet, màn hình LED, sân khấu,…

Đặc biệt hơn, tiệc ăn nhẹ (tea-break) giữa giờ là điểm cộng cho sự kiện ấn tượng. Một địa điểm có thể cung cấp đầy đủ dịch vụ từ không gian sảnh tương tác công nghệ số tới ẩm thực hội nghị phong phú chính là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn đang tìm kiếm.

4. Hợp đồng và các quy định riêng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Có một điều chắc chắn là mỗi địa điểm tổ chức sự kiện đều có quy định riêng khi cho thuê: giấy phép tổ chức, về việc chụp ảnh, quay phim, việc mang thực phẩm từ bên ngoài vào (thay vì sử dụng thực phẩm bán ngay tại địa điểm), quy định về tiếng ồn, về cách trang trí (không được dán, sơn lên tường hoặc thay đổi vị trí đèn…), quy định về quảng cáo… Bạn nhất định phải tìm hiểu rõ trước khi chọn thuê địa điểm.

Một yếu tố không thể bỏ qua khác là thời gian set up chương trình. Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện chắc chắn ai cũng muốn có càng nhiều thời gian set up càng tốt. Thông thường bạn sẽ có từ nửa ngày đến một ngày để làm công tác chuẩn bị. Tốt hơn hết là trao đổi kỹ càng với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức về thời gian set up, miễn phí hay tính phí, có quy định gì khác hay không.

Sau cùng nhưng vô cùng quan trọng là hợp đồng và tiền đặt cọc. Đặt cọc bao nhiêu, thời gian đặt và việc bồi thường nếu hủy sự kiện, điều khoản thanh toán, điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ mỗi bên trong hợp đồng… đều là những chi tiết cực kỳ quan trọng trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

5. Vậy nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?

Địa điểm tổ chức sự kiện 2

Nghe qua có vẻ phức tạp nhưng thực tế, đối với các đơn vị uy tín và có kinh nghiệm cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện thì đây là những yếu tố hiển nhiên.

Với kĩ thuật tiên tiến, chuyên gia tận tâm, không gian đỉnh cao cùng phục vụ chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sự kiện của bạn diễn ra tại Capella Gallery Hall. Bạn có thể tham khảo thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện để được tư vấn và biết thêm thông tin chi tiết.

Capella Gallery Hall, số 24, Đường 3/2 Quận 10, TP.HCM 
Hotline đặt tiệc: 0971 04 77 88
Email: contact@capellagallery.com

>> Tham khảo thêm về các hình thức tổ chức workshop đang được ưa chuộng nhất hiện nay. 

đặt tiệc ngay