Những điều cần biết khi tổ chức đại hội cổ đông

Tổ chức đại hội cổ đông là sự kiện thường niên rất có ý nghĩa đối với mọi doanh nghiệp. Đây là thời gian mà các quyền cổ đông của doanh nghiệp được gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với người lãnh đạo. Để có một đại hội cổ đông được diễn ra thật suôn sẻ thì các công ty cần chú ý tới một vài quy định. Cụ thể những quy định này là gì thì ta hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

1. Tổ chức đại hội cổ đông là gì?

Đại hội cổ đông là một cuộc họp dành cho các quyền cổ đông trong một công ty cổ phần. Sự kiện họp cổ đông này thường được diễn ra một lần mỗi năm hoặc diễn ra bất thường theo quyết định của hội đồng quản trị. Mục đích của hội đồng cổ đông là để tổng kết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, để biểu quyết các chiến lược cũng như kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Đây còn là dịp để các bên liên quan cùng giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc bầu lại ban hội đồng quản trị mới khi ban quản trị cũ đã hết nhiệm kỳ. Các buổi đại hội cổ đông được xem là sự kiện quan trọng, là dịp để các quyền cổ đông có thể trực tiếp trao đổi về mọi vấn đề kinh doanh với những người lãnh đạo doanh nghiệp. Chính vì vậy mà buổi đại hội này cần được chuẩn bị thật chu đáo.

2. Các bước tổ chức đại hội cổ đông

Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp hoặc ủy quyền cho người chuẩn bị theo các bước sau:

Bước lên danh sách cho cuộc họp

Đầu tiên thì ta sẽ phải lên danh sách người dự họp. Danh sách này phải hoàn thành sớm hơn 30 ngày hoặc một khoảng thời gian theo quy định của công ty trước khi cuộc họp diễn ra.

Bước thông báo cuộc họp

Tiếp đến là khâu thông báo cho từng cổ đông hoặc các ủy viên của hội đồng quản trị về ngày giờ chi tiết. Thông báo tới từng cổ đông phải được thực hiện trễ nhất là 7 ngày trước ngày khai mạc. Đối với các cuộc họp bất thường thì thời gian thông báo không được quy định cụ thể. Tuy nhiên thời hạn lý tưởng sẽ là 2 tuần trước ngày khai mạc.

>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện

Bước lên chương trình

Tiếp theo là công đoạn lên chương trình chi tiết về cuộc họp. Theo điều 99.1 và 100.2 của Luật doanh nghiệp thì bản chi tiết này phải được gửi trước cho các bên liên quan để họ có thể phản hồi về chương trình. Sau khi ghi nhận phản hồi thì chương trình sẽ được điều chỉnh và gửi lại một lần nữa.

Bước chuẩn bị tài liệu

Cùng với bước lên chương trình thì ta cũng sẽ phải chuẩn bị các tài liệu cơ sở cho từng vấn đề của chương trình. Tài liệu này bao gồm đủ mọi thông tin cần thiết và phải được gửi cho những người liên quan trễ nhất là 1 tuần trước ngày khai mạc đại hội.

Bước bố trí điều kiện cho cuộc họp

Người tổ chức cũng phải chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và nước uống cho các bên tham gia, đặc biệt là với những cuộc họp kéo dài.

>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức workshop

3. Một số quy định về tổ chức đại hội cổ đông

• Theo điều 97 của Luật doanh nghiệp thì người có thẩm quyền để triệu tập cuộc họp cổ đông phải là Hội đồng quản trị của công ty, Ban kiểm soát hoặc các cổ đông và nhóm cổ đông sở hữu trên mức 10% tổng số cổ phần trong thời hạn ít nhất là 6 tháng liên tục.
• Nếu một cổ đông không thể đến dự họp thì họ có quyền ủy quyền cho một người khác đến dự thay. Việc ủy quyền này phải được thực hiện đúng theo quy định theo văn bản mẫu và có kèm theo chữ ký của đổ đông. Người tham dự thay phải nộp giấy ủy quyền này trước khi bước vào phòng họp.
• Các tài liệu mà người tham dự cuộc họp cần mang theo là chương trình họp, một số tài liệu làm cơ sở và văn bản ủy quyền (nếu có). Trong khi đó thì người điều khiển cuộc họp cần phải có đủ các tài liệu về luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty, văn bản thỏa thuận giữa các cổ đông, Báo cáo tài chính chi tiết của quý gần nhất và cả năm trước đó.
• Đại hội cổ đông cần bàn tới mọi định hướng phát triển, quyết định đầu tư, quyết định tái tổ chức hoặc các quyền và nhiệm vụ khác theo Luật doanh nghiệp…
• Cuộc họp sẽ được tiến hành khi có mặt 65% số cổ đông. Trong trường hợp số cổ đông không đủ 65% thì doanh nghiệp được triệu tập họp lần thứ hai trong vòng 30 ngày sau đó. Cuộc họp lần hai này sẽ được tiến hành khi có đủ 51% số cổ đông.

Vừa rồi là một số quy định về tổ chức đại hội cổ đông theo đúng Luật doanh nghiệp. Các bạn hãy tham khảo để có thể tổ chức một cuộc họp thật suôn sẻ nhé.

Capella Gallery Hall – Trung tâm hội nghị tiệc cưới tại TPHCM 
Hotline đặt tiệc: 0971 04 77 88
Email: contact@capellagallery.com

>> Xem thêm: Tổ chức hội nghị khách hàng